Cada cosa en su lugar

Por: Ana Belén Díaz

Twitter: @anabee2

 

En este momento tal vez estés en tu oficina, en el escritorio de tu cuarto o en el pupitre del colegio, observa lo que te rodea y con ojos críticos responde esta pregunta (no vayas a ser condescendiente): ¿Tu lugar está limpio y ordenado?

Para los que dicen que sí, muchas felicidades, pero siendo sinceros la mayoría de nosotros no contamos con un espacio realmente organizado.

Pero, ¿cuánto nos afecta tener el espacio de trabajo desordenado?

Pongamos como ejemplo cuando buscamos un documento en un escritorio mal acomodado; si lo analizamos y poniendo números bastante conservadores podemos decir que si al día buscáramos un solo papel y tardáramos 2 minutos en encontrarlo, a la semana habríamos perdido 14 minutos y para final de mes 60 minutos, o sea ¡una hora!

Claro está que cada día no sólo buscamos un  papel, así que al hacer la suma de los minutos que vamos perdiendo  nos damos cuenta que el desorden nos hace menos eficientes en nuestro trabajo. Y como en el alcoholismo, el primer paso hacia la resolución del problema es la aceptación del mismo.

Si estás dispuesto a volverte más eficiente, aprovechar mejor el tiempo y vivir en un ambiente de trabajo que simplifique las labores diarias pongo a tu disposición un método muy eficaz y sencillo, aunque requiere de mucha perseverancia (cualidad que nunca está de más en nuestra vida).

Este método es conocido como las 5 “s”, es una técnica de gestión japonesa basada en principios básicos que permiten lograr espacios de trabajo mejor organizados, ordenados y limpios  lo que llevará a una  mayor productividad.

Seiri = clasificación

Quita de tu lugar de trabajo todo aquello que no sea útil, para lograr esto basta preguntarse: ¿cuál es el objetivo del área de trabajo a ordenar? Por ejemplo, el escritorio nos sirve para escribir, trabajar en la computadora, etc. Por lo tanto, los adornos, estampitas o cualquier otro objeto que no sirva para el propósito debe ser eliminado o cambiado al lugar que pertenezca.

Seiton= Orden

Una vez que hemos eliminado lo inútil nos preparamos para ordenar. Así que tenemos que buscar el mejor lugar para cada objeto, dependiendo de la forma en la que se utiliza y que nos  permita ser más eficientes. Por ejemplo, si eres diestro y en tu trabajo tienes que atender el teléfono mientras trabajas en la computadora, colocas el aparato de manera que el cable no te estorbe en tu labor. Para esto sólo puedo decirte que es necesario utilizar el sentido común e ir mejorando la colocación conforme vas detectando los problemas.

Este principio se reduce en una frase: “Un lugar para cada cosa, cada cosa en su lugar”

Seiso = Limpieza

La limpieza es un tema fundamental ya que, además de permitirnos trabajar más cómodamente, evita enfermedades causadas por la suciedad. Ahora que ya tenemos el espacio ordenado debemos revisar que todos los objetos y superficies estén limpios.

Seiketsu = Rutina

Se debe convertir en rutina la limpieza y el orden, hacer de ellas una actividad constante y cotidiana, no como una actividad aislada que sólo se debe hacer de vez en cuando.

Este principio corresponde a dos elementos muy importantes en la gestión:

– Prevención, al ser una actividad continua previene la presencia de suciedad y el desorden.

– Retroalimentación, al revisar que el espacio cumpla siempre con el orden que habíamos establecido, nos permite darnos cuenta si está funcionando ese acomodo o si puede mejorarse.

Shitsuke = Mejorar

Perseverar en los principios anteriores es la base de este último punto. Esto convertirá a las 5 “s” en una espiral ascendente de bienestar, orden y limpieza. La disciplina nos guía hacia la mejora continua y por lo tanto a conseguir la eficiencia tan deseada por todos.

Espero que estos simples principios te permitan mejorar el espacio donde laboras y poco a poco lo conviertas en una forma de vida que te lleve a mejorar en todas las áreas. Recuerda que para llegar a la cima de la montaña siempre tienes que dar un primer paso, así que puedes implantar estos principios en algún espacio pequeño y seguir adelante.

 

 

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