Reducir los procesos, potenciar el valor

paperwork

“¿En qué punto los reportes en lugar de ayudar a la empresa se convierten en trámites burocráticos que retrasan y complican el trabajo?”

Por: Ana Belén Díaz

Twitter: @anabee2

“Lo que no se mide no se puede controlar”, dicen muchos. Esta premisa muestra la importancia de tener formatos de salida en los procesos que se desarrollan dentro de la empresa, sobre todo en aquellos que generan valor.

En diferentes artículos, libros y cursos de administración y gestión empresarial nos mencionan los pros de contar con controles administrativos como el conocer el stock de nuestro inventario, saber quién y cuándo hizo la limpieza, registrar las entradas y salidas de dinero, etc. Estos controles muestran (o deberían mostrar) de manera fácil y clara algún punto clave que debe ser medido y supervisado.

Este registro es tan importante que —cualquier administrador o empresario estará de acuerdo— la única forma de lograr la mejora continua es evaluando los procesos: viendo qué funcionó y qué no, podemos potenciar lo primero y eliminar lo segundo.

Sin embargo, en este afán de control podemos caer en querer que todo esté medido. ¿Es necesario que cada proceso se mida y se evalúe? ¿En qué punto los reportes en lugar de ayudar a la empresa se convierten en trámites burocráticos que retrasan y complican el trabajo?

En administración existe una regla que podría ser aplicada en este punto: la regla del 20/80 o Principio de Pareto. Podríamos resumirla en una idea básica: el 20% de los productos o procesos son los que dan el 80% del valor a la empresa.

Entonces bastaría enfocarnos en el 20% de nuestros procesos; es en ese 20% donde deben estar los formatos y controles administrativos, y con eso lograríamos abarcar el 80% del valor en nuestra empresa.

El primer paso para poder aplicar el Principio de Pareto en los controles es encontrar aquellos procesos que generan más valor a la empresa. La revisión constante de los puntos críticos de control y la medición de su importancia para la generación de valor nos llevan a identificar ese 20%.

Una vez definidos estos procesos, hay que determinar qué pasos son los que deben ser verificados, pues son la columna vertebral del proceso.

Con esta idea se me ocurre hacer un pequeño arreglo a la premisa con la que empecé este post y afirmar ahora: “Lo que no se mide no se puede controlar, pero mide poco para controlar mucho”.

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