Orden dada no supervisada…

jefe

“Cuando tienes la autoridad de dar una orden y la das, automáticamente recae en ti una responsabilidad sobre esa misma actividad.” 

Por Ana Belén Díaz E.

 

Una de las habilidades claves para el líder o jefe de proyecto es la delegación de funciones. Ser capaz de entregar la batuta sobre ciertos asuntos a sus subordinados agiliza las labores y convierte al equipo común en uno de alto rendimiento, pues cada miembro conoce sus obligaciones y las realiza de manera eficaz.

Al mismo tiempo, unido a la delegación de funciones y la confianza en tu equipo de trabajo, viene otro importante aspecto del liderazgo: la capacidad de supervisar. Esta sencilla palabra es la base del éxito de toda organización y, aunque pareciera sencillo, supervisar es un arte que todo directivo tiene que desarrollar y mejorar día con día.

Si buscamos en el diccionario el significado de “supervisar” nos dice que es vigilar o dirigir la realización de una actividad determinada. Dicha vigilancia y dirección la debe hacer una persona que tiene la autoridad y capacidad para ello. En esta definición podemos contar con 3 aspectos básicos:

-Vigilar o dirigir

-Actividad determinada

-Persona con autoridad y capacidad

Cuando hablamos de vigilar o dirigir no significa estar sobre nuestros trabajadores (ahí es donde entra la confianza y la delegación de funciones), sino que se refiere al hecho de conocer los puntos críticos en donde las actividades o funciones adquieren valor y revisar que estén funcionando de acuerdo a las necesidades propias de la actividad. Por ejemplo, un encargado de un restaurante no tiene que estar en el montaje de mesas, sin embargo, debe checar que una vez culminado el montaje éste sea el adecuado de acuerdo a la instrucción dada. La supervisión debe ser periódica, pero de preferencia que no sea rutinaria, pues los empleados pueden caer en la actitud de “hoy viene el jefe, entonces hoy lo hago bien”.

En algunos casos la supervisión puede ir acompañada de un check list para verificar todos los puntos críticos y que a su vez sirva de guía a los subordinados para conocer dichos puntos y hacer una autoevaluación de su trabajo.

La supervisión siempre tiene que ir enfocada a una actividad determinada; una persona no puede supervisar a la vez todo, porque al final no va a supervisar nada. Enfocarnos en ciertas actividades ayuda a poner más atención a los detalles de dicha operación, pero también es la base para poder calificar el desempeño y consecución del trabajo.

Se dice que “actividad de muchos, labor de nadie”; cuando se da una orden debe quedar perfectamente claro quién es el encargado de llevarla a cabo y cuál es la fecha de entrega del mismo. La falta de claridad de la persona encargada hace que el trabajo quede sin realizarse, pues nadie se responsabiliza de hacerlo. Para tener constancia de las responsabilidades de cada persona se puede realizar una minuta en la que se especifiquen las conclusiones de una junta, las actividades a realizar, el responsable de cada una y las fechas de entrega, así como el status de entrega en caso de que sean actividades en las que se vayan entregando adelantos. De este modo quedan de forma clara y por escrito los deberes y, al momento de la supervisión, es fácil conocer quién es el responsable de dicha labor y si se llevó a cabo de forma correcta y completa.

El último punto es tener una persona con autoridad y capacidad para supervisar; es importante que cumpla los dos criterios, que tenga autoridad para revisar, porque en caso contrario sus órdenes no tendrán valor, y la capacidad, porque en caso contrario las órdenes se pueden convertir en obstáculos y dificultar la adecuada realización de las actividades.

Abreviando, podemos decir que cuando tienes la autoridad de dar una orden y la das, automáticamente recae en ti una responsabilidad sobre esa misma actividad; tienes el deber de supervisar que se esté realizando adecuadamente.

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